Datenschutzerklärung

Stand 12. September 2026. Diese Erklärung gilt für alle Webseiten und Dienste der OceanSphere-Familie: oceansphere.io, engines.oceansphere.io, parts.oceansphere.io, maritimenetwork.io und oceansphere-service.com einschließlich ihrer Subdomains. Die Abschnitte 1 bis 9 gelten für alle; Abschnitt 10 erklärt die Besonderheiten der einzelnen Dienste.

1. Verantwortlicher

OceanSphere Service Sp. z o.o., ul. Nowogrodzka 31, 00-511 Warszawa, Polen (KRS 0001211680, NIP PL7011291111), vertreten durch Małgorzata Kantner, Vorstandsvorsitzende.
Telefon +48 784 132 577 · E-Mail kontakt@oceansphere-service.com

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, weil wir dazu nicht verpflichtet sind; für den Datenschutz ist der Vorstand verantwortlich. Fragen zu personenbezogenen Daten richten Sie bitte an die genannte E-Mail-Adresse mit dem Betreff „Datenschutz".

2. Worum es geht und wie wir arbeiten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) es erlaubt, und wir halten die Datenmenge klein. Unsere Dienste sind für Unternehmen und Fachleute der Schifffahrt gemacht. Wenn wir „Sie" schreiben, meinen wir die natürliche Person, die die Seite nutzt: den Mitarbeiter einer Reederei, den Inspektor, den Einkäufer, den Ingenieur, den Lieferanten oder den Journalisten. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten, wir nutzen keine Werbenetzwerke und wir betreiben auf unseren Seiten keine Tracking- oder Analyse-Skripte Dritter.

3. Hosting, Server-Protokolle und Sicherheit

Wo die Seiten laufen. Unsere Webseiten laufen auf Servern, die wir selbst in Polen betreiben (Białystok; Internetanbindung durch KOBA Sp. z o.o.), sowie auf gemieteten Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland (Rechenzentrum Falkenstein, Deutschland), die wir für Datenverarbeitung, das Sammeln öffentlicher Firmendaten und Sicherungen nutzen. Hetzner ist unser Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Sicherungen liegen ausschließlich auf unserer eigenen Infrastruktur in Polen und Deutschland.

Server-Protokolle. Beim Aufruf einer Seite speichert der Webserver Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Seite, die verweisende Seite, die Kennung von Browser und Betriebssystem (User Agent) und den Antwortstatus. Das brauchen wir, um die Seiten auszuliefern, die Systeme stabil zu halten und Missbrauch zu erkennen und zu sperren, insbesondere das automatisierte Massenherunterladen unserer Datenbanken. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionierenden Dienst. Protokolldateien werden nach 14 Tagen gelöscht, es sei denn, ein Eintrag wird als Beweis für einen Angriff benötigt.

Schutz vor automatisiertem Herunterladen. Die Library und das Verzeichnis enthalten Datenbanken, die wir mit großem Aufwand aufgebaut haben. Um Menschen von Download-Skripten zu unterscheiden, setzen einige Seiten ein technisches Cookie (Abschnitt 4), und einige bewusst platzierte, für Besucher nie verlinkte Seiten protokollieren die Adressen, die sie aufrufen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Verschlüsselung. Alle Seiten werden über TLS (https) ausgeliefert. E-Mails, die wir versenden, werden mit TLS transportiert, wenn der empfangende Server das unterstützt.

4. Cookies und ähnliche Techniken

Wir setzen nur Cookies, die für den von Ihnen gewünschten Dienst erforderlich sind. Sie brauchen keine Einwilligung (Art. 5 Abs. 3 der Richtlinie 2002/58/EG, § 25 Abs. 2 TDDDG, Art. 173 Abs. 3 des polnischen Telekommunikationsgesetzes). Wir verwenden keine Einwilligungsbanner, weil es nichts gibt, in das eingewilligt werden müsste.

Wir nutzen keinen lokalen Speicher zum Tracking, setzen keine Cookies Dritter und binden keine Social-Media-Schaltflächen ein. Schriften und Skripte kommen von unseren eigenen Servern; beim Aufruf unserer Seiten verbindet sich Ihr Browser nicht mit Google, Facebook oder anderen Werbeunternehmen.

5. Kontakt, Anfragen und der Handelstisch

E-Mail und Telefon. Wenn Sie uns schreiben oder anrufen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Nachricht, um Ihnen zu antworten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Nachricht einen Vertrag vorbereitet oder erfüllt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung von Anfragen). Wir bewahren Korrespondenz auf, solange die Sache offen ist, und danach so lange, wie Handels- und Steuerrecht es verlangen (in der Regel fünf Jahre nach Ende des Geschäftsjahres, Art. 74 des polnischen Rechnungslegungsgesetzes; bis zu zehn Jahre, wenn deutsches Recht auf den Vertrag anwendbar ist).

Anfrageformulare (Teil anfragen, Service anfragen, Restbestand anbieten, Kontakt). Die Formulare fragen die Daten ab, die wir zur Bearbeitung brauchen: Firma, Name, E-Mail, Telefon, betroffenes Schiff oder Gerät, die Teile oder der Auftrag, optional Anhänge. Jede Anfrage wird ein nummerierter Fall an unserem Handelstisch. Um ein Teil oder einen Techniker zu finden, geben wir den technischen Inhalt Ihrer Anfrage und, soweit nötig, Ihren Firmennamen an Lieferanten, Werkstätten, Händler und Partnerunternehmen weiter, die liefern könnten. Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer geben wir nicht an Lieferanten weiter, es sei denn, Sie bitten uns um direkten Kontakt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Fallakten bewahren wir fünf Jahre nach Abschluss des Falls auf, länger, wenn ein Auftrag oder eine Gewährleistung es erfordert.

E-Mail-Versand. Unsere Systeme versenden E-Mails über unser eigenes Mail-Relay und über die E-Mail-Dienste von Namecheap, Inc., 4600 East Washington Street, Phoenix, AZ 85034, USA (Private Email) sowie Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, Dublin 18, Irland (Microsoft-365-Postfach des Handelstischs). Beide sind Auftragsverarbeiter. Soweit Post auf Servern in den USA liegt, ist die Übermittlung durch das EU-US Data Privacy Framework (Microsoft ist zertifiziert) oder durch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) abgesichert.

6. Nutzerkonten

Einige Dienste bieten Konten an. Bei der Registrierung verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Name, Firma, Land und die gewählte Rolle sowie den Zeitpunkt der Registrierung und Ihrer Anmeldungen. Passwörter speichern wir nur als gesalzene Hashwerte. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Kontovertrag). Firmenkonten auf OceanSphere Parts werden geprüft, bevor das Siegel „Verified seller" erscheint: Wir prüfen, ob die E-Mail-Domain zur Firma gehört, und, wenn eine USt-IdNr. angegeben ist, diese über den VIES-Dienst der Europäischen Kommission. Das Prüfergebnis speichern wir. Sie können Ihr Konto jederzeit per E-Mail an uns schließen; die Library bietet zusätzlich eine Löschfunktion in den Kontoeinstellungen. Nach der Schließung löschen wir die Kontodaten innerhalb von 30 Tagen, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten für Rechnungen oder für Inserate, die Teil einer Transaktion waren.

7. Zahlungen

Bezahlte Tarife auf oceansphere.io (Work) und maritimenetwork.io (Verzeichnistarife) rechnen wir über Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland ab. Karten- oder Bankdaten geben Sie direkt auf den Seiten von Stripe ein; sie erreichen unsere Server nie. Von Stripe erhalten wir eine Kundenreferenz, den Tarif, den Zahlungsstatus und die Rechnungsdaten (Firma, Anschrift, USt-IdNr.). Für die Zahlung selbst ist Stripe eigenständiger Verantwortlicher und kann Daten an Stripe, Inc. in den USA unter dem EU-US Data Privacy Framework übermitteln. Rechtsgrundlage unserer Verarbeitung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und, für die Aufbewahrung von Rechnungen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Rechnungslegungs- und Steuerrecht, fünf Jahre nach Ende des Geschäftsjahres).

8. Einsatz von KI-Systemen

Wir setzen KI-Systeme auf zwei Arten ein und sagen Ihnen, welche.

Auf eigener Hardware. Der größte Teil der KI-Arbeit der OceanSphere-Familie — Schreiben und Übersetzen von Gerätebeschreibungen, Einordnen von Firmendaten, Entwerfen redaktioneller Beiträge für Maritime Signal, Zuordnen von Anfragetexten zum Ausrüstungsregister — läuft auf Sprachmodellen, die auf unseren eigenen Servern in Polen installiert sind. Dafür verlassen keine Daten unsere Infrastruktur.

Externe KI-Anbieter (nur Work). Der Berichtsgenerator von OceanSphere Work (oceansphere.io) kann aus den vom Nutzer eingegebenen Falldaten (Schiff, Gerät, Befunde, Messwerte, Name des Technikers) Serviceberichte entwerfen. Dafür senden wir den Fallinhalt an Anthropic, PBC, 548 Market St, San Francisco, CA 94104, USA, und ersatzweise an Groq, Inc., 400 Castro St, Mountain View, CA 94041, USA. Beide sind Auftragsverarbeiter mit Auftragsverarbeitungsvertrag; Übermittlungen sind durch das EU-US Data Privacy Framework abgesichert, soweit der Anbieter zertifiziert ist, sonst durch Standardvertragsklauseln. Diese Anbieter nutzen die Daten nicht zum Training ihrer Modelle. Der Nutzer entscheidet je Fall, ob er den Generator nutzt; ein Bericht wird nur dann an einen externen Anbieter gesendet, wenn der Nutzer den Generator startet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Work-Vertrag).

Automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung Ihnen gegenüber treffen wir nicht (Art. 22 DSGVO).

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17) oder Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem übertragbaren Format (Art. 20) und auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Beruht eine Verarbeitung auf Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Ausübung dieser Rechte schreiben Sie an kontakt@oceansphere-service.com. Wir antworten innerhalb eines Monats.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei der Behörde des Mitgliedstaats, in dem Sie wohnen oder arbeiten. Für uns zuständig ist der Präsident des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, Polen, uodo.gov.pl.

10. Besonderheiten der einzelnen Dienste

10.1 oceansphere.io — Unternehmensseite, Service und Work

Die Seite selbst erzeugt nur Server-Protokolle (Abschnitt 3). Anfragen zu Service oder Teilen laufen über die in Abschnitt 5 beschriebenen Formulare. OceanSphere Work ist ein Fall- und Berichtswerkzeug für Servicefirmen: Die Kundenfirma (unser Auftraggeber) erfasst Fälle, Schiffe, Techniker, Tagesberichte und Dokumente. Für diese Daten ist der Auftraggeber Verantwortlicher und wir sind sein Auftragsverarbeiter nach dem Work-Vertrag; wir verarbeiten die Daten nur auf seine Weisung, hosten sie auf unseren eigenen Servern und löschen sie bei Vertragsende. Bezahlte Tarife werden über Stripe abgerechnet (Abschnitt 7). Der Berichtsgenerator ist in Abschnitt 8 beschrieben.

10.2 engines.oceansphere.io — OceanSphere Library

Die Library ist ein Nachschlagewerk für Ausrüstung. Sie kann ohne Konto gelesen werden; ein kostenloses Konto gibt Zugang zu mehr Daten und erlaubt es, Korrekturen und Dokumente beizutragen. Zu Konten siehe Abschnitt 6. Wenn Sie beitragen, speichern wir den Beitrag zusammen mit Ihrer Kontoreferenz, damit wir Rückfragen stellen und die Quelle nennen können. Herstellernamen, Modellbezeichnungen und technische Daten in der Library beziehen sich auf Produkte, nicht auf Personen; wo in einem öffentlichen Datenblatt ein Ansprechpartner des Herstellers steht, übernehmen wir diesen Namen nicht.

10.3 parts.oceansphere.io — OceanSphere Parts

OceanSphere Parts ist Beschaffungstisch und Marktplatz. Ohne Konto können Sie den Katalog durchsuchen, Inserate ansehen und eine Anfrage senden (Abschnitt 5). Verkäufer registrieren ein Firmenkonto (Abschnitt 6) und veröffentlichen Inserate mit Titel, Teilenummer, Zustand, Menge, Standort, Preis und Fotos. Inserate sind öffentlich und stehen in unserer Sitemap für Suchmaschinen; der Firmenname des Verkäufers wird auf dem Inserat nicht gezeigt, nur Standort und das Siegel „Verified seller". Anfragen zu einem Inserat gehen an unseren Handelstisch, der die technische Anfrage an den Verkäufer weiterleitet. Käufer und Verkäufer werden nur dann in direkten Kontakt gebracht, wenn beide zustimmen. Wir protokollieren, wer die Verfügbarkeit eines Inserats wann bestätigt hat, damit veraltete Inserate erkennbar sind. Meldungen zu einem Inserat (Melde- und Abhilfeverfahren) speichern wir mit dem Konto oder der E-Mail-Adresse des Meldenden, solange der Fall offen ist, und sechs Monate danach als Nachweis. Gespeicherte Suchen und Benachrichtigungen bleiben in Ihrem Konto, bis Sie sie löschen.

10.4 maritimenetwork.io — Maritime Network und Maritime Signal

Verzeichnis. Maritime Network führt Firmen der maritimen Wirtschaft: Name, Anschrift, Land, Hafen, Gewerke, Webseite, allgemeine Kontaktkanäle und, soweit von der Firma oder einer Klassifikationsgesellschaft veröffentlicht, Zulassungen. Die Daten stammen aus öffentlichen Quellen — Firmenwebseiten, Hafenbehörden, Registern der Klassifikationsgesellschaften, Messekatalogen — und werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet (unser berechtigtes Interesse an einem Branchenverzeichnis und das Interesse der Öffentlichkeit, Lieferanten zu finden). Wir führen Firmendaten, keine Privatpersonen; Personennamen erscheinen nur, wo eine Firma sie als offiziellen Kontakt veröffentlicht, und wir entfernen sie auf Wunsch. Firmen können ihr Profil übernehmen und berichtigen. Konten und Tarife: siehe Abschnitte 6 und 7. Maritime Signal ist unsere Redaktion; das Lesen erzeugt nur Server-Protokolle. Beiträge entstehen mit KI auf eigener Hardware und sind entsprechend gekennzeichnet.

10.5 oceansphere-service.com und ShipMind

Die Serviceseite ist statisch: Ihr Aufruf erzeugt nur Server-Protokolle (Abschnitt 3); Kontakt per E-Mail oder Telefon (Abschnitt 5). ShipMind ist ein Pilot für einen technischen Assistenten; der Zugang erfolgt auf Einladung, und E-Mail, Name und die gestellten Fragen des eingeladenen Nutzers werden für die Dauer des Piloten gespeichert, um die Antworten zu verbessern. ShipMind läuft auf unserer eigenen Hardware.

11. Empfänger und Drittlandübermittlungen — Übersicht

12. Änderungen

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich unsere Dienste oder das Recht ändern. Das Datum am Anfang sagt Ihnen, wann. Wesentliche Änderungen, die Kontoinhaber betreffen, kündigen wir per E-Mail an.